El robot que simplifica el papeleo en Baleares

Hace unos meses que el Gobierno regional se ha lanzado a la automatización inteligente de procesos gestionados por la Administración autonómica. «Aumenta la productividad, se reducen costes, tiempos y esfuerzos, y se contribuye a mejorar la calidad de vida de la ciudadanía de Baleares», resume Costa sobre la plataforma tecnológica que acaba de implantar en colaboración con Servinform, empresa responsable también de proyectos análogos en otras administraciones autonómicas.

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Se trata de una tecnología al servicio del funcionario que permite la automatización robótica de procesos a través de tecnología RPA combinada con técnicas de 'intelligent document processing' (IDP) y otras técnicas de inteligencia artificial (IA), capaces de gestionar sin errores y de manera automatizada grandes volúmenes de tareas.

«Es una revolución que liberará a los empleados públicos de tareas repetitivas para que puedan dedicarse a tareas de mayor valor donde puedan aplicar su experiencia y conocimiento, lo cual mejorará el rendimiento y la motivación», destaca el portavoz del Ejecutivo que preside la popular Marga Prohens.

Para hacerse una idea, el robot emula las acciones definidas y concretas de una persona sobre aplicaciones informáticas para acceder a sistemas, consultar y contrastar información, clasificar documentos, extraer datos, ejecutar acciones o enviar informes de resultados. Y lo más importante para todos: agilizará los servicios públicos.

Dicho con números: es capaz de tramitar «más de 100.000 solicitudes de ayuda en 40 días, además de reducir el tiempo medio de tramitación de un expediente de 35 minutos a menos de tres», apunta Juan José Caballero Matellán, director de Proyecto y Responsable de Automatización Inteligente para Administraciones Públicas en Servinform.

Caballero explica el precedente de la Junta de Andalucía, donde se apostó por la automatización inteligente hace años con el lanzamiento de un proyecto piloto donde se llevó a cabo con éxito la automatización de un primer proceso. Seguidamente se abordó un proyecto global que ahora se encuentra en su tercer año de ejecución y que está ofreciendo unos «excelentes resultados».

En Andalucía ya se han automatizado más de 40 proyectos en 11 consejerías, se han tratado 2,5 millones de documentos y gestionado casi 1,5 millones de expedientes, lo que supone un total de medio millón horas de trabajo de robot. «Se ha conseguido liberar tiempo a los gestores públicos y agilizar los plazos de resolución de todos los procedimientos afectados», celebra su responsable.

En el caso de Baleares, la robotización está comenzando con el análisis y desarrollo de la automatización de la gestión de prestaciones y subvenciones de la Administración autonómica. Desatascará la renta social garantizada (Resoga) y las pensiones no contributivas de invalidez y jubilación, ambas de la Consejería de Familias y Asuntos Sociales, y también agilizará las subvenciones en materia de energía de la Consejería de Empresa, Empleo y Energía. «Pero la idea es extender la automatización y robotización de la gestión de los diferentes trámites hasta donde sea posible», apunta Costa, haciendo hincapié en que dará mayor rapidez, mejorará la relación entre los ciudadanos y la Administración, y optimizará los esfuerzos. El robot será un aliado para el trabajador. «Liberará al funcionario público de las tareas más repetitivas y monótonas, permitiendo que pueda llevar a cabo tareas de mayor valor y potenciando el talento en la Administración», recalca Costa.

La prioridad ahora está en abordar los denominados procesos de alto impacto: los que tienen un alto volumen de documentación o expedientes, o los que suponen un beneficio directo y claro para los ciudadanos.

El robot no tiene jornada laboral. Su servicio es de 24 horas los siete días de la semana, lo que hace que aumente de forma muy significativa la productividad de la Administración y mejore el servicio a los ciudadanos. «Otra ventaja de la plataforma es la perfecta integración de la colaboración humano-robot. Es decir, las personas intervienen solamente cuando el robot precisa de su ayuda, logrando de este modo hasta un 50 % de eficiencia adicional», apostilla el responsable de Servinform, que es ingeniero de Telecomunicaciones y tiene un MBA con más de 25 años de experiencia en gestión de proyectos y servicios.

El proyecto impulsado por el Ejecutivo balear de Marga Prohens tiene una duración prevista de más de 2 años con un plazo de ejecución hasta mayo de 2026, con un presupuesto de 864.781,56 euros financiado con cargo a los fondos Next Generation de la Unión Europea. «Tenemos claro que la digitalización de la Administración es uno de los principales objetivos de la legislatura. La intención es extender la automatización y robotización de la gestión de los diferentes trámites hasta allá donde sea posible, para ganar rapidez, mejorar la relación entre los ciudadanos y la Administración, y optimizar los esfuerzos», avanza el vicepresidente de Baleares, que aspira a acabar la legislatura «mejorando la calidad de vida de la ciudadanía de Baleares».